La tâche de passation des commandes est complexe car :

• les fournisseurs disposent rarement d’interfaces de commandes modernes : le fax, le sms, l’email et le téléphone sont encore largement majoritaires (95% des commandes)
• l’évaluation des quantités à commander est complexe compte tenu du fait qu’on ait rarement des fiches techniques précises

Avec melba, recensons les bonnes pratiques pour :

• gagner de multiples heures de travail par semaine ;
• sécuriser votre affaire en enregistrant vos commandes et vérifiant leur conformité à la réception ;
• permettre à vos équipes de travailler sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Recensez vos fournisseurs et coûts d’achat

La première étape consiste à centraliser les informations relatives à vos fournisseurs. Dans l’interface de melba, vous pouvez :

• lister vos fournisseurs avec leurs coordonnées
• associer à chaque article des informations d’achat, à savoir le fournisseur, le conditionnement qu’il pratique, le coût d’achat exprimé par unité de conditionnement ou de poids et le code article du fournisseur pour simplifier l’identification dans son système

Ce recensement est également l’occasion de mettre en concurrence les différents fournisseurs et de faire un arbitrage sur les prix de vente et les niveaux de qualité. Sur melba vous pouvez facilement ordonner par niveau de priorité les informations d’achat afin de déterminer lesquelles sont prise en compte dans le calcul de vos coûts de revient et dans la préparation automatique des commandes. Pour gagner encore plus de temps, centralisez vos factures fournisseurs dans Pennylane et payez-les au bon moment, en un seul clic.

Evaluez vos prévisions de vente ou de production

Passer par une évaluation des prévisions de vente ou de production permet de diminuer le BFR (assimilable au niveau de stock). Cela permettra de fonctionner dans un flux plus tendu sans prendre de risque et de diminuer la trésorerie immobilisée et le gaspillage alimentaire compte tenu des DLC des produits.

Qu’est-ce qui est plus simple entre :

1. lister les plats de votre carte et évaluer les quantités prévisionnelles de consommation sur la base de votre historique de vente ?
2. lister des centaines d’ingrédients et les quantités prévisionnelles de consommation puis les arrondir au conditionnement des fournisseurs avant d’en déduire vos stocks résiduels ?

Le point n°1 certainement ! La bonne nouvelle, c’est qu’avec des fiches techniques bien construites, vous pouvez automatiquement générer la liste de course du point n°2.

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de caisse permet d’extraire l’historique des ventes qui est très utile pour la préparation des commandes. Soyez attentif aux éléments suivants qui peuvent influencer vos besoins :

• les variations de fréquentation habituelles en cours de semaine
• les évènements spéciaux (tournois, manifestations, etc)
• la météo

Dans melba, vous pouvez lister les plats de votre carte auxquels associer des quantités et unités de consommation personnalisées.

Modèle de recettes sur melba

Grâce à melba, il n’est plus nécessaire de réaliser des contorsions pour saisir vos données métier. Vos fiches techniques représentent la réalité de tout ce qui se fait en cuisine et l’outil se charge des calculs et des conversions. Ainsi, vous pouvez :

• mettre des recettes dans les recettes
• distinguer le poids brut et le poids net (après cuisson)
• utiliser toutes les unités que vous souhaitez (piece, portion, recette, pot de yahourt, pincée, etc.)

Convertissez vos recettes en liste de course

Armé de vos prévisions de ventes ou de production, vous déterminez avec plus de précision les besoins relatifs à vos commandes fournisseurs.

La conversion des prévisions de production en articles à commander est ce qui décourage la plupart et ce qui est le plus complexe à faire compte tenu de la sophistication des recettes de cuisine dans le monde professionnel. Sans fiche techniques, c’est peine perdue, vous êtes obligé de vous satisfaire de listes de course très approximatives.

Heureusement, sur melba, cette conversion s’effectue en un clic. Tous les articles utilisés dans les recettes et sous-recettes de vos modèles sont listés et exprimés en unité de conditionnement. Vous pouvez ensuite ajuster ces quantités avant de passer commande !

Distribuez votre liste de course sur vos fournisseurs

Avant de passer commande, vous pouvez rajouter les articles que vous commandez traditionnellement en dehors d’un processus lié aux fiches techniques. Enregistrez la liste des articles concernés et consultez là lors de la préparation. Rajoutez par exemple les condiments, les liquides ou les articles d’emballage et d’hygiène.

La liste de vos besoins peut également être revue à la baisse compte tenu de l’état de vos stocks. Déduisez ce qu’il vous reste en prenant garde au délai de livraison de votre fournisseur qui vous impose un minimum de sécurité et empêche de fonctionner sans aucun stock.

Avec une liste de course établissant clairement vos besoins, vous pouvez désormais distribuer vos articles sur différentes commandes fournisseurs.

Sur melba, vous pouvez transformer en un clic ce “bon d’économat” en multiples commandes fournisseurs. Vous pouvez ensuite arrondir les quantités à l’unité de conditionnement supérieure puis envoyer la commande pour obtenir un bon de commande au format Excel à envoyer par email au fournisseur.

Préparation des commandes du bon d’économat

Conclusion

En adoptant des outils digitaux, vous pouvez sécuriser votre affaire et gagner un temps précieux.

La passation des commandes fournisseurs est l’une des opérations les plus chronophages et sujette à de nombreuses erreurs. En convertissant vos estimations de production en articles à commander, vous diminuerez vos stocks et pourrez affecter votre trésorerie à d’autres postes. En historisant vos commandes, vous pourrez exiger de vos fournisseurs des avoirs si leurs livraisons ne sont pas conformes.

Melba est conçu avec l’aide des retours de nos centaines de clients. Outre le processus décrit plus haut, de nombreuses micro-fonctionnalités permettent d’optimiser vos opérations et de simplifier votre travail au quotidien pour vous permettre d’accorder plus de temps à des tâches à haute valeur ajoutée.