La gestion comptable et économique des stocks en restauration

L'inventaire sert au bilan comptable (obligation légale)

Dans leur définition comptable, les stocks comprennent l’ensemble des biens, achetés ou créés par l’entreprise et destinés à être vendus ou à être consommés dans l’activité de production. Le calcul de ces stocks est rendu obligatoire une fois par an lors du bilan comptable qui intègre cette valeur à l’actif.

En comptabilité, les stocks sont inscrits à gauche du bilan. Leur valeur marchande fait partie des possessions de l’entreprise. Dans la gestion courante d’un établissement, l’argent investit dans l’acquisition de marchandises stockées est de l’argent « dormant ». C’est-à-dire que la valeur de ces stocks est conditionnée par la durée plus ou moins longue avant que les marchandises ne soient vendues. On dit alors que leur niveau de liquidité est faible (en comparaison avec les disponibilités de trésorerie par exemple).

En addition, les stocks de marchandises entraînent des frais additionnels : alimentation électrique du matériel de réfrigération, conditionnement de stockage qui s’ajoutent au risque élevé de dépréciation de la valeur du stock pour les denrées périssables.

Une bonne gestion des stocks de marchandises paraît alors nécessaire à la gestion saine et pérenne des établissements de restauration.

Les indicateurs économiques et ratios à surveiller en matière de gestion des stocks

La valorisation du stock

La gestion des stocks passe tout d’abord par la valorisation des marchandises stockées. En comptabilité, il existe plusieurs méthodes de valorisation applicables à la restauration :

La méthode LIFO : La valorisation des stocks se base sur les tarifs de la facture la plus récente et/ou le prix du marché et/ou le cours du jour.

La méthode FIFO: premier entré, premier sorti. Cette méthode est utilisée par les entreprises de restauration car elle se calque à la norme d’hygiène du même nom qui consiste à optimiser la gestion des DLC. Le principe de la méthode FIFO est très simple : les produits vendus sont les plus anciens du stock. Elle est cependant difficile à mettre en place par les petites structures qui ne disposent pas d’outil d’historisation des coûts d’achat des marchandises. Ces structures choisiront donc la méthode LIFO.

Les ratios et indicateurs

Le BFR

Le besoin en fonds de roulement (BFR) représente le montant qu’une entreprise doit financer afin couvrir le besoin résultant des décalages des flux de trésorerie correspondant aux décaissements et aux encaissements liés à son activité. Le BFR en restauration s’explique par le fait que les marchandises stockées ne sont pas vendues immédiatement et que durant ce délais, la valeur du stock est autant de trésorerie non disponible. L’autre raison qui concernera davantage les activités de traiteurs est que les créances clients sont souvent réglées avec un délai qui créé dans ce lapse de temps, là encore, un défaut de trésorerie.

BFR = Encours moyen des créances clients + Stocks moyens – Encours moyen des dettes fournisseurs

Le BFR est un indicateur de la santé financière d’une entreprise. Un BFR qui explose est un signe de mauvaise santé pouvant très vite amener à des difficultés de trésorerie irrémédiables pour un établissement. Il peut être calculé de manière périodique (toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres, tous les semestres ou tous les ans) et surtout, il doit être comparé et son évolution doit être analysée.

Le taux de rotation des stocks

Le taux de rotation des stocks exprime le nombre de fois où le stock total est écoulé au cours d'une année civile. Plus le ratio de rotation des stocks est faible (proche de 1), plus le modèle de gestion des stocks est à optimiser. Dans le cas contraire, une rotation élevée témoigne d'une bonne gestion, avec des besoins en fonds de roulement limités (BFR).

Taux de rotation des stocks = Chiffre d’affaires (€) ÷ Valeur du stock moyen

Avec :

Valeur du stock moyen (€) = (Stock de début de période (€) + Stock de fin de période (€) ) ÷ 2

Le temps d'écoulement des stocks

Le calcul du temps d’écoulement des stocks est une variable à surveiller dans tous les établissements qui gèrent des denrées périssables. La restauration est le premier secteur concerné. Le calcul du temps d’écoulement des stocks consiste à déterminer combien de temps, en moyenne, un produit restera en stock avant d'être écoulé ou vendu. Vous l’aurez compris, cette variable doit être réduite au maximum pour parvenir à une gestion des stocks optimale.

Temps d'écoulement des stocks (j) = (Valeur du stock moyen (€) ÷ Chiffre d’affaires (€) ) x 365

Le suivi quotidien des stocks pour améliorer les performances économiques des restaurateurs

Commander au plus juste à partir des fiches techniques

On l’a vu, des stocks trop importants ne sont pas bons pour la santé économique de votre activité. Ils diminuent la trésorerie disponible et entraînent des frais annexes importants. Commander les marchandises au plus juste est donc un enjeu majeur pour les chefs et managers de restaurants.

Le premier outil à la disposition des professionnels pour optimiser les commandes est la fiche technique de recette. Elle permet de connaître les quantités exactes de chaque ingrédient composant une recette pour anticiper les besoins. Son utilisation nécessite une évolution des pratiques : on va passer d’un système de réassort consistant à commander les quantités requises à l’atteinte d’un niveau de stock tampon minimum, à un système davantage prédictif où on va anticiper ce qu’on souhaite produire en terme de « portions » de recette d’où va découler les quantités de marchandises à commander.

Melba est une application de gestion dédié pour les professionnels de la gastronomie qui va aider à anticiper votre production en fonction de vos fiches techniques de recette. L’outil va permettre :

• de digitaliser votre mercuriale d’ingrédient ;
• de réaliser des fiches techniques « intelligente » qui vous donneront automatiquement des indicateurs de rentabilité sur vos plats ;
• d’anticiper votre production en calibrant des recettes dans les quantités souhaitées ;
• de générer des bons de commande fournisseur en fonction de la production prévue ;
• de gérer et valoriser vos stocks (inventaires).

Génération de bon de commande sur melba :

Ajuster les commandes en fonction de l'état des stocks

Le deuxième levier d’amélioration de la rentabilité est la gestion des stocks. On part du principe qu’un suivi régulier va vous donner une connaissance suffisante de vos réserves de marchandises pour commander au plus juste et limiter les dépenses inutiles. Ce suivi ne se fait qu’à condition d’avoir de bons outils. L’application melba va vous permettre d’automatiser une partie de la gestion de vos stocks. L’outil vous va gérer les restockages à chaque réception de vos commandes et il déstockera automatiquement les quantités d’ingrédients utilisés dans la production prévue.

Les autres bonnes pratiques pour diminuer les stocks

Faites collaborer vos équipes en cuisine et en salle

Il est important de faire collaborer les équipes en cuisine et en salle pour comprendre et analyser les attentes et les habitudes de vos clients. Il faut limiter les choix de la carte pour mieux maîtriser ses réserves et ajuster les quantités servies pour éviter les déchets (qui sont aussi des pertes pour vous : ce que vous jetez n’est pas servi à un autre client). Le ratio des invendus est un bon indicateur des plats qui doivent attirer votre attention. La réduction de ce ratio peut devenir un objectif pour l’ensemble de l’équipe. Par ailleurs, une bonne communication entre les équipes va permettre d’orienter les clients sur les bons produits (et limiter les invendus) tout en évitant les frustrations d’éventuelles commandes annulées par défaut de stock.

Tenir un tableau de vos principaux ratios de gestion des stocks

Le suivi régulier de vos ratios concernant la gestion de vos stocks sera votre meilleur allié pour repérer les points critiques de votre gestion et prendre rapidement les décisions correctrices :

• un taux de roulement trop faible sur une référence de vin va vous amener à prendre une décision sur son maintien ou sa mise en valeur à la carte ;
• Un ratio d’invendu en fort augmentation sur un plat vous amènera peut-être à réajuster votre stock, à l’ôter de votre carte ou encore à le mettre différemment sur votre carte (ajustement de prix, changement visuel, etc.) ;
• Un besoin en fonds de roulement (BFR) trop élevé va vous forcer très certainement à revoir votre manière d’anticiper votre production et ajuster les quantité stockées ;
• Etc…

Appliquer la méthode FIFO dans le rangement de vos marchandises

La méthode FIFO ne doit pas rester uniquement une méthode de valorisation des stocks. Le concept du « premier entré, premier sorti » doit également s’illustrer dans la manière de ranger vos marchandises dans votre économat et votre chambre froide. En effet, la gestion des DLC reste un élément critique dans l’optimisation de votre gestion et par conséquent de votre rentabilité. Une responsabilisation de vos équipes est nécessaire pour que ces bonnes pratiques perdurent dans le temps.

L'economat cuisine

Le métier d'économe

Dans une cuisine, l'économat cuisine a un poste clé. En effet, il a pour missions de gérer l'approvisionnement et l'état des stocks. On peut grossièrement dire que tout ce qui entre ou sort d'un établissement est géré par l'économe.

L'économe assure doit commander les bonnes quantités, mais aussi veiller à la qualité des produits. Pour cela, il doit réaliser des inventaires régulièrement. Il doit toujours être à la recherche du meilleur fournisseur, mais aussi du meilleur prix de revient.

Une fois les produits réceptionnés, l'économe contrôle la quantité, mais aussi la qualité de la marchandise. Ce travail nécessite une attention particulière concernant la traçabilité et l'hygiène. En effet, l'économe devra vérifier la conformité de températures du camion et des produits, la propreté du camion, mais aussi les produits (température, DLC, étiquetage...).

Pour finir l'économe assure le stockage et la distribution des produits et contribue au bon fonctionnement de la cuisine.

Recruter un économe

Si vous décidez de recruter un économe pour votre cuisine, il est important de veiller à certains points :

• La rigueur et la fiabilité : Comme évoqué précédemment, le bon fonctionnement de votre cuisine dépend fortement de la gestion de vos stocks et de vos approvisionnements. Toute rupture de stock durant un service pourrait être préjudiciable pour votre établissement. Essayez donc de prendre un maximum de références auprès de ses anciens employeurs vérifier ce point.
• La faculté de négociation : Le métier d'économe demande de forte compétences en relationnel et en négociation. Il doit pouvoir négocier le meilleur rapport qualité/prix. Ce point est primordial car la rentabilité de votre établissement en dépend. Pour vérifier les compétences
• La Rationnalité : Avant d’éditer tout bon de commande pour un service, l’économe analyse leurs besoins et veille à les intégrer à son budget.

Le salaire d’un(e) économe peut varier de 1 600 à 2 600 € bruts mensuels en fonction de son expérience.