Logiciel derestauration collective

Ce qu'un logiciel de restauration collective doit couvrir

• Les menus cycliques et leurs fiches techniques — un cycle de quatre à six semaines, décliné par saison, où chaque plat pointe vers une fiche technique avec grammages par tranche d'âge, allergènes et coût. Sans ce lien, ni les quantités ni la conformité ne se calculent.
• Les effectifs par site et par catégorie de convives — maternelles, primaires, adultes, textures modifiées : la même recette se décline en quantités différentes. L'effectif du jour pilote la production, pas l'inverse.
• La production et l'allotissement — transformer le menu × effectifs en plan de production, puis éclater la production en colis par office avec étiquettes réglementaires et bons de livraison.
• Les achats et le suivi des marchés — des commandes fournisseurs calculées sur le besoin réel, un historique de prix par référence, et le suivi des engagements de volume pris dans les marchés publics.
• L'hygiène et la traçabilité — relevés de température horodatés, plats témoins, traçabilité des lots jusqu'au site servi, via le module hygiène et traçabilité.
• Le coût par repas — l'indicateur qui gouverne toute la gestion, recalculé en continu à partir des prix d'achat réels et des effectifs servis.

Cantines scolaires : EGalim et GEMRCN sans tableur

La loi EGalim impose 50 % de produits durables dont 20 % de bio dans les repas servis, un menu végétarien hebdomadaire, et un reporting annuel. Les recommandations GEMRCN encadrent les fréquences de service par famille de plats sur vingt repas successifs. Tenir ces règles à la main, cycle après cycle, est exactement le genre de travail qu'un logiciel fait mieux qu'un classeur.

• Contrôle des fréquences au moment de composer le cycle — le menu se valide contre les fréquences GEMRCN pendant qu'on le construit, pas lors d'un audit six mois plus tard.
• Part EGalim calculée depuis les achats réels — les labels vivent sur les références fournisseurs ; la part durable et bio se déduit de ce qui a été effectivement acheté et servi, pas d'une estimation déclarative.
• Grammages par tranche d'âge — la même fiche technique porte les portions maternelle, élémentaire et adulte ; les quantités de production suivent la répartition réelle des effectifs.

EHPAD et santé : textures, régimes et traçabilité renforcée

En établissement de santé, le repas est un acte de soin. Les textures modifiées — hachée, mixée, lisse — et les régimes — sans sel, diabétique, hyperprotéiné — démultiplient chaque menu, et la traçabilité doit remonter du convive servi jusqu'au lot de matière première.

• Des déclinaisons rattachées au même menu — chaque texture ou régime est une variante de la fiche mère : le plan de production sort les bonnes quantités par déclinaison, sans recopie ni oubli.
• Allergènes déduits, pas déclarés — la déclaration se met à jour quand un ingrédient ou un fournisseur change, y compris à travers les préparations intermédiaires.
• Plats témoins et non-conformités tracés — les obligations du plan de maîtrise sanitaire s'exécutent sur mobile, horodatées et signées, prêtes pour l'inspection.

Le coût par repas, l'indicateur qui gouverne tout

En collectivité, la marge n'existe pas : il y a un coût cible par repas, souvent fixé par un marché public ou un budget, et l'écart entre ce coût cible et le coût réel décide de l'équilibre de la structure. Or le coût réel bouge en permanence — hausses fournisseurs, substitutions, effectifs servis différents des effectifs prévus.

Melba recalcule le coût denrées par repas à chaque évolution des prix d'achat et des fiches, et le rapproche des repas réellement servis. Le gestionnaire voit l'écart par composante — entrée, plat, laitage, dessert — et peut arbitrer sur la composante qui dérive plutôt que de raboter tout le cycle.

Pour les structures multi-sites, la consolidation suit la logique décrite dans la gestion multi-établissements : un référentiel commun, des coûts par site, des indicateurs comparables.

Le gaspillage, l'autre moitié du coût par repas

En collectivité, le coût d'un repas servi ne dit pas tout : il faut lui ajouter le coût des repas produits et non servis. La loi impose d'ailleurs un diagnostic du gaspillage alimentaire. Enregistrer les restes par composante — ce qui revient des offices, ce qui part en surproduction — transforme une obligation en levier : un excédent récurrent sur une composante désigne un grammage à revoir ou un effectif prévisionnel trop prudent, et chaque point de gaspillage évité se lit directement dans le coût denrées.

Une semaine type avec l'outil

• En amont du cycle — le menu se compose contre les fréquences GEMRCN, les fiches donnent le coût prévisionnel du cycle, les commandes partent sur le besoin agrégé.
• La veille du service — les effectifs ajustés recalculent production et allotissement ; les bons de production et les étiquettes sortent par office.
• Le jour du service — réceptions pointées, températures relevées sur mobile, plats témoins enregistrés, restes saisis au retour des offices.
• En fin de période — coût par repas réel contre coût cible, part EGalim constatée, écarts d'inventaire : trois lectures qui sortent de l'outil au lieu d'être reconstruites en tableur.

Questions fréquentes sur le logiciel de restauration collective

Liaison chaude ou liaison froide ?

Les deux. En liaison froide, la production anticipée, les DLC secondaires et le rattachement des lots aux journées de service sont gérés nativement ; en liaison chaude, le plan de production suit le jour de consommation. Le fonctionnement en cuisine centrale livrant des satellites est décrit dans notre guide des cuisines centrales.

Comment sont gérés les effectifs variables ?

Les effectifs prévisionnels se saisissent par site et par catégorie, puis s'ajustent jusqu'au jour J. La production et l'allotissement se recalculent — c'est le point qui élimine à la fois la surproduction et les offices servis court.

Le reporting EGalim est-il couvert ?

La part de produits durables et bio se calcule depuis les achats réels, référence par référence, sur la période voulue. C'est la base du bilan annuel — établie au fil de l'eau plutôt que reconstituée en fin d'année.

Peut-on démarrer en cours d'année scolaire ?

Oui. Le démarrage type reprend le cycle de menus en cours, les fiches des plats à plus fort volume et les effectifs par site ; les cycles suivants se construisent dans l'outil. L'essai est gratuit et sans carte bancaire.

Et pour un traiteur qui livre des collectivités ?

Le flux devis → production → livraison des traiteurs s'applique, avec l'allotissement par site de livraison en plus. Les deux logiques coexistent dans le même outil.

Faut-il ressaisir les menus existants ?

Non — les fiches et les cycles en cours s'importent par fichier, et les catalogues fournisseurs aussi. Le travail réel du démarrage porte sur les grammages par catégorie de convives et le rattachement des références aux fiches, pas sur de la saisie.

L'outil convient-il à une petite structure mono-site ?

Oui. Une cantine autonome utilise les mêmes briques — menus, effectifs, production, hygiène — sans la partie allotissement. La structure grandit, l'outil suit : ajouter un site ne change pas de logiciel, seulement le périmètre.