Comment effectuer des commandes fournisseurs à partir d'un modèle

Convertir des recettes en liste d'articles à commander

Publié le 14/05/2021Sébastien Vassaux

Melba permet d'effectuer des commandes fournisseurs à partir d'un modèle de recettes calibrées dans les quantités désirées.

Pour commander les ingrédients nécessaires à la réalisation de vos recettes, rendez-vous sur la liste des recettes (menu latéral gauche > recettes).

Les modèles permettent de réaliser des actions de groupes sur de multiples articles et recettes

Créez un modèle de recettes

Pour alimenter votre modèle de recettes vous pouvez au choix : 

  • Sélectionner les recettes que vous souhaitez commander à partir de la liste des recettes - en appuyant sur Autres actions -> Ajouter à un modèle ou individuellement sur une ligne. Note : vous pouvez utiliser des filtres pour appliquer l'action sur tous les éléments filtrés.
  • Ou vous rendre dans le module Modèles puis choisir votre modèle et cliquer sur la bulle bleue en bas à gauche pour faire apparaître une recherche des articles et recettes. Vous pouvez filtrer sur les recettes en haut à droite.

Le bandeau en haut d'écran rend compte du nombre d''éléments présents dans le modèle.

Calibrez votre modèle de recettes

Une fois votre modèle de recettes constituée, vous pouvez ajuster les quantités et unité des recettes. Cela peut correspondre à un historique de production, de vente, etc.

Pour ajuster les quantités, remplacez directement les valeurs présentes dans les champs quantité et unité de votre modèle.

Les unités de la recette que vous pouvez sélectionner ici sont toutes les unités de gestion créées lors de l'édition de la fiche technique de recette.

Extraire les articles de votre modèle de recette

Quand vous avez calibré toutes les recettes dans les quantités pour lesquelles vous souhaitez effectuer vos approvisionnements, cliquez sur le bouton Extraire (en haut à droite de la liste).
Une fenêtre de dialogue vous propose différentes options :

  • Extraire les articles des recettes : tous les articles de toutes les recettes et sous recettes vont être extraits.
  • Extraire les sous-recettes : toutes les recettes et sous-recettes vont être extraites.
  • Vider le modèle de destination qui contient x éléments : la destination de l'extraction, i.e. un autre modèle, sera vidé avant de recevoir le contenu de l'extraction. Laissez cette option décochée si vous souhaitez cumulez dans un modèle plusieurs extractions successives.
  • Supprimer les produits du modèle initial : les articles et recettes présents dans le modèle initial vont être supprimés après extraction. C'est essentiellement utile si vous utilisez des filtres pour votre extraction.

Choisissez un modèle de destination. S'il n'est pas vide et que vous ne souhaitez pas mélanger des éléments, pensez bien à cocher Vider le modèle de destination.

Cliquez sur Extraire.

Calibrez votre modèle d'articles

Une fois le modèle de recettes converti en articles, melba vous propose une liste agrégée d'articles exprimée en quantités sommées des besoins initiaux par article, dans les unités de consommation = les unités des recettes.
A ce stade, vous pouvez peut être observer que quelques articles montrent une pastille orange à côté de leur nom. Cette notification indique que l'élément en question ne présente pas d'information d'achat complète. Par conséquent, il ne sera pas possible d'inclure les articles concernés dans la commande fournisseur.

Notez qu'à ce stade, les quantités associées aux articles sont toujours modifiables.

Quand chaque article de votre liste est associé à une unité d'approvisionnement (les pastilles oranges n'apparaissent plus), vous pouvez alors convertir cette liste d'articles en des commande(s) fournisseur(s).

A la différence du modèle d'articles dans lequel tous les éléments sont présentés sans prise en compte du fournisseur associé ni du conditionnement d'achat, la commande fournisseur va lister les mêmes articles mais cette fois-ci en émettant une liste par fournisseur et en exprimant le besoin en unité d'approvisionnement (conditionnement d'achat associé à un fournisseur).

Préparer les commandes

Pour générer les commandes fournisseurs associées à votre liste d'articles, appuyer sur le bouton bleu Préparer les commandes.
Une fenêtre de dialogue vous invite à choisir les fournisseurs à prendre en compte dans la commande. Dans la majorité des cas, vous n'aurez rien à renseigner ici. De cette manière, melba vous générera une commande pour chaque fournisseur concerné par le modèle d'articles.

L'option Ajouter aux commandes en cours du même fournisseur vous propose d'agréger la commande que vous êtes en train d'émettre avec une potentielle commande du même fournisseur émise antérieurement et qui n'aurait pas déjà été envoyée. En décochant cette case, vous créerez une toute nouvelle commande pour ce fournisseur.

L'option Supprimer les produits du modèle vous propose de vider le modèle pour les éléments transformés en commande. Notez que vous pouvez utiliser cette action dès la sélection de recettes pour gagner du temps.

Confirmez la préparation des commandes en cliquant sur le bouton Préparer

Retrouvez ces commandes dont le statut sera indiqué En préparation dans l'onglet Commandes du menu latéral gauche.

Pour résumer : 

  • Créer un modèle de recettes à produire
  • Convertir le modèle de recettes en modèle d'articles via l'extraction des articles
  • Générer les commandes fournisseurs à partir du modèle d'articles