Cette étape clé préalable à la gestion des achats et commandes, permet de paramétrer les options d'envoi et de réception.

Les informations fournisseurs sont accessibles dans l'onglet Paramètres du menu principal, section Fournisseurs.

Créer un nouveau fournisseur

Fournisseur externe

Un fournisseur externe est un fournisseur standard, un grossiste, qui ne fait pas partie de votre groupe, et auquel vous commandez des articles.

Pour créer un fournisseur externe, il faut :

1. Cliquer sur le bouton Créer représenté par le bouton flotant "+" en bas à gauche

2. Saisir le nom du fournisseur

3. Valider en cliquant sur le bouton Créer

Fournisseur interne

Dans un fonctionnement multisite de type cuisine centrale ou centrale d'achat, le fournisseur est une organisation du groupe. Il est alors automatiquement créé lorsque la centrale partage un catalogue de type Produit à commander à son point de vente.

Paramétrer les informations du fournisseur

Dans la page d'un fournisseur,

Information principales

Les premières informations à renseigner sont de l'ordre de l'identification du fournisseur :

1. Dénomination légale
2. N°SIRET
3. N°TVA
4. Code client qui permet au fournisseur de vous identifier plus facilement

Les paramètres Applicatifs

Paramètres d'envoi de commande

Les différents modes d'envoi des commandes accessibles aux opérateurs sont paramétrables ici :

• Hors ligne : melba est utilisé uniquement pour générer les commandes que vous répétez ensuite au téléphone ou par sms. Vous pouvez exporter le bon de commande pour le transmettre par vos propres moyens également.
• La commande par email : les emails sont intégrés à l'interface (en plus de votre boite mail)
• La commande interne (réservée aux fournisseurs internes) : les commandes générées un compte deviennent des ventes sur le compte du fournisseur.

Paramètres de livraison

Un fournisseur est fortement susceptible d'appliquer des frais de livraison pour assurer un montant minimum de commande.

Melba permet de paramétrer :

1. Le montant de commande minimum
2. Le montant de frais de livraison applicables
3. Une option pour bloquer l'envoi de la commande si le minimum n'est pas atteint ou dépassé.

• Les frais s'ajoutent automatiquement au montant total de la commande si minimum n'est pas atteint
• Dans le bandeau de la commande, le total apparaît en orange s'il est en dessous du minimum et que les frais s'appliquent.
• Dans le bandeau de la commande, le total apparaît en vert s'il est atteint ou dépassé et qu'elle est exempt de frais.
• Si l'option "Forcer l’atteinte du montant minimum pour permettre d’envoyer la commande" est cochée, l'utilisateur sera notifié et invité à compléter la commande pour atteindre le montant de commande minimum.

Il n'est pas encore possible de configurer des jours de commande et de livraison mais cette itération est prévue courant 2023.

L'adresse

Des informations complémentaires relatives au fournisseur apparaîtront dans l'en-tête du bon de commande :

1. Adresse
2. Code postal
3. Ville
4. Pays

Les contacts

Il est possible d'ajouter autant de contact que l'on a d'interlocuteur chez un fournisseur donné :

1. Cliquer sur le lien ajouter un Contact
2. Renseigner le formulaire de contact
   Prénom
   Nom
   Position
   Adresse email
   Téléphone
3. Valider les informations

Il sera alors possible de sélectionner un ou des contacts destinataires lors de l'envoi de la commande