Découvrez l'import en vidéo

Fonctionnement général de l'import

Le fichier contient jusqu'à 17 colonnes qui permettent d'importer tous les détails nécessaires.

Le fichier exemple

Pour importer des données, commencez par télécharger le fichier exemple.

Ce fichier est au format xlsx et contient un onglet Instructions qui répète certains détails de cette page.

Le fichier contient aussi des règles de validation qui vous renseigneront sur la validité des données. Pour plus de simplicité, ne supprimez pas ces validations : copiez-collez vos données en valeur uniquement pour les préserver et faciliter la compréhension des erreurs.

Le format csv est aussi supporté.

Une ligne représente un produit

Plusieurs lignes peuvent posséder le même code interne et alors correspondre au même produit. De la sorte, vous pouvez lever les limites liées au nombre de colonnes et importer de multiples unités ou informations d'achat auprès de vous fournisseurs.

Les données sont créées ou mises à jour

Via l'import, les données sont soit créées si elle n'existent pas, soit mises à jour.

La mise à jour s'effectue en comparant :

• Le nom du produit, s'il est unique ;
• Le code du produit qui est forcément unique ;
• Le nom des unités d'un produit, chaque nom est unique au sein d'un produit ;
• Le code d'une information d'achat, chaque code est unique au sein d'une organisation.

Conseil pour réaliser un premier import

Se familiariser avec notre interface

Pour réaliser un import dans de bonnes conditions, nous vous conseillons de suivre ces étapes :

1. familiarisez-vous avec la création d'un article dans l'interface ;
2. étudiez et comprenez le fonctionnement du système des unités, et comment une unité en référence une autre ;
3. faites une création de multiples ingrédients via l'interface.

Utiliser le fichier exemple en conservant la validation

Le fichier exemple contient de nombreuses règles de validation qui renseignent sur la nature des erreurs que l'on peut rencontrer lors d'un import.

Une règle de validation est un paramétrage d'Excel qui permet de comprendre quand la nature de la donnée n'est pas correcte. Elle se traduit par :

• Un petit triangle vert dans les cellules en erreur ;
• Un message d'erreur quand vous tentez de valider la donnée ;
• Un cercle rouge si vous vous rendez dans les paramètres de validation et demandez à entourer les erreurs en rouge.

Pour bien réaliser un import à partir d'un fichier pré-existant = dans un format différent :

• Télécharger le fichier exemple ;
• Adapter le fichier à importer pour obtenir les mêmes colonnes que dans notre fichier exemple. Par exemple, insérer des colonnes, même si elles restent vides ;
• Copier toutes les valeurs du fichier à importer ;
• Coller dans notre fichier toutes les données copiées, en valeur = sans formating ni formule => cela préservera les règles de validation qui permettront de comprendre les erreurs.

Pour supprimer les informations importées, réaliser des suppressions multiples.

Détail des colonnes

Les informations de base

Ces informations sont les informations de base d'un article / ingrédient.

• Code interne : Un code unique pour identifier le produit, optionnel.
• Désignation : La désignation du produit.
• Catégorie : La catégorie dans laquelle classer / ranger le produit. Correspond idéalement à un rayonnage.
• Allergènes : Une ou plusieurs options parmi les suivantes : lait, fruit à coques, gluten, soja, crustacés, céleri, lupin, arachides, sésame, oeufs, moutarde, mollusques, sulfites, poissons
• Type de produit : "Le type de produit :

1. Solide : on lui rajoute des unité de poids (mg, g, kg);
2. Liquide : on lui rajoute des unités de volume (mL, cL, L);
3. Divers : pas d'unités supplémentaires. Utile pour les emballages et les produits d'hygiène."

• Rapport poids net / poids brut : Variation de poids à appliquer au produit sous la forme du rapport poids net / poids brut. Entre 0 et 1 si le poids net est inférieur, au dessus de 1 si le poids net est supérieur.

Les informations d'unité

Il est possible de créer des unités supplémentaires, traditionnellement la pièce, le pack, etc. en spécifiant leur nom, leur quantité et leur unité de référence.

Si l'on ne connait pas le poids de la pièce, il faut renseigner un poids moyen ou alors arbitrairement pièce = 1 g et revenir dessus plus tard pour apporter de la précision.

La première unité rajoutée

Il n'est pas obligatoire de rajouter une unité.

• Nom unité 1 : Si le produit possède un emballage (c'est le cas pour tous les produits hors certains produits frais), on définit une unité supplémentaire, choisissez son nom, par exemple "pièce", "bouteille", etc. Il n'est pas obligatoire de créer une unité supplémentaire.
• Quantité unité 1 : L'unité est rapportée à une unité de poids ou de volume standard. Exemple: une pièce fait 2 kg. Alors la quantité de l'unité 1 est 2 et son nom est "pièce".
• Référence unité 1 : L'unité est rapportée à une unité de poids ou de volume standard. Exemple: une pièce fait 2 kg. Alors la référence de l'unité 1 est "kg" et son nom est "pièce".

La deuxième ou troisième unité rajoutée

Il n'est pas obligatoire de rajouter une unité. Cette deuxième unité peut référence la première.

• Nom unité 2 : Si le produit est livré dans un colisage différent des unités prédéfinies, on peut créer encore une autre unité, l'unité 2. Choisir son nom, par exemple "colis", "pack", "palette", etc. Il n'est pas obligatoire de créer une unité supplémentaire.
• Quantité unité 2 : L'unité est rapportée à une unité de poids ou de volume standard. Exemple: un colis fait 100 pièces. Alors la quantité de l'unité 2 est 100 et son nom est "colis".
• Référence unité 2 : L'unité est rapportée à une unité de poids ou de volume standard. Exemple: un colis fait 100 pièces. Alors la référence de l'unité 2 est "pièce" et son nom est "colis".

Les informations d'achat

Les informations d'achat permettent de référencer et de créer un fournisseur.

• Colisage : Le colisage est l'unité minimal pratiquée par le fournisseur lors d'un envoi. Ça peut être le kg s'il n'y a pas de restriction, ou l'unité 1 ou l'unité 2 précédemment créées.
• Coût de facturation : Le coût de facturation est le coût facturé par le fournisseur pour l'unité de facturation.
• Unité de facturation : L'unité de facturation est l'une des unités précédemment crées : une unité de poids ou de volume, la pièce (unité 1) ou l'unité d'achat (unité 2). Exemple : le fournisseur peut facturer une palette de 20 barquettes de 1kg de fraises à 5€/kg. La pièce (unité 1) est la barquette. L'unité d'achat (unité 2) est la palette de 20 barquettes. L'unité de facturation est le kg.
• Code fournisseur : Le code unique du produit dans le système du fournisseur, optionnel.
• Nom fournisseur : Le nom du fournisseur.