Paramétrer le multi-sites

Configurer les organisations, les groupes et les catalogues pour un fonctionnement multi-sites

Publié le 17/12/2021Hind Andaloussi

Lorsque l'on a plusieurs établissements, il est d'usage de centraliser un certain nombre de données (fournisseurs, catalogues produits...), puis de les partager de manière contrôlée et personnalisée.

Qu'est-ce que le multi-sites et comment le paramétrer ?

Les organisations

Qu'est-ce qu'une organisation ?

Une organisation désigne plus spécifiquement un établissement.

Celle-ci possède donc des informations d'identification propres, certaines renseignées lors de sa création.

L'administrateur d'une organisation (celle dans laquelle il évolue au moment du paramétrage), a la possibilité de créer de nouvelles organisations selon le nombre d'établissements distincts qu'il souhaite piloter.

Comment créer une organisation ?

La liste des organisations auxquelles un utilisateur appartient est accessibles dans l'onglet Paramètres du menu principal, section Multi-sites. Le titre déroulant en en-tête affiche par défaut la vue Organisations.

  • Un utilisateur fait partie d'une organisation à partir du moment où il la crée, ou qu'il y est invitée avec son adresse email.
  • Selon le rôle qui lui est attribué, il pourra possiblement l'administrer. C'est le cas lorsqu'il crée lui-même une organisation.

Pour créer une nouvelle organisation, il suffit de :

  1. Cliquer sur Créer une organisation via le "+" en bas à gauche
  2. Entrer le nom de l'organisation
  3. Saisir une adresse email
    (si ce n'est pas celle de l'utilisateur, il devra s'assurer d'être ajouté en tant qu'utilisateur administrateur s'il souhaite y basculer à partir de son organisation courante, et l'administrer par la suite)
  4. Valider en cliquant sur le bouton Créer

Un utilisateur peut directement se connecter aux organisations dans lesquelles il est administrateur en cliquant sur le menu contextuel représenté par le symbole "", puis Se connecter.

Système de facturation multi-sites

Lors de la création d'une organisation, deux options de facturation du nouvel établissement sont possibles :

Facturation commune à l'organisation courante :

  • L’abonnement de la nouvelle organisation est identique à celui de l'organisation parente
  • L'abonnement n'est pas personnalisable et observera les mêmes modifications que l'organisation parente
  • Une seule facture est générée pour l'ensemble des organisations et apparaît dans le compte de l'organisation parente

Facturation indépendante de l'organisation :

  • L’organisation est invitée à s’abonner de manière indépendante
  • L’organisation bénéficie d’une période d’essai et peut moduler son abonnement comme elle le souhaite
  • La facture générée est propre à cette nouvelle organisation

Les groupes

Qu'est-ce qu'un groupe ?

Un groupe correspond à un nombre d'organisations qui partage des données possédant des caractéristiques similaires, par le biais de catalogues de produits.

  • On peut créer un groupe à qui l'on souhaite partager des données, en y ajoutant des organisations.
    Un administrateur ne peut ajouter à un groupe, que les organisations auxquelles il appartient en tant qu'utilisateur.
  • Ou intégrer un groupe dont on veut exploiter la donnée, en y étant invité.
    Une organisation fait partie d'un groupe à partir du moment où il y a été ajouté par le propriétaire du groupe.

Il est possible de créer plusieurs groupes, selon la manière dont on souhaite segmenter les organisations.

Prenons l'exemple d'une chaîne de restauration à portée nationale, dont l'offre est unique mais qui fait appel à des fournisseurs différents selon la zone géographique. Celle-ci pourrait créer un groupe par périmètre (Nord-Ouest, Nord-est, Sud-Ouest....). Puisque l'information du fournisseur est portée par les groupes, un même catalogue partagé à tous les groupes, ne fera figurer pour chacun, uniquement les informations d'achat et fournisseurs qui les intéressent.

Comment créer un groupe ?

La liste des groupes auxquels une organisation appartient est accessibles dans l'onglet Paramètres du menu principal, section Multi-sites. Dans le titre déroulant en en-tête, sélectionner la vue Groupes.

Pour créer un groupe, il suffit de :

  1. Cliquer sur Créer un groupe via le "+" en bas à gauche
  2. Entrer le nom de l'organisation
  3. Valider en cliquant sur le bouton Créer

Puis associer des organisations à ce groupe :

  1. Cliquer sur Ajouter une organisation via le "+" en bas à gauche
  2. Associer ou dissocier des organisations

Paramétrer les fournisseurs au niveau d'un groupe

Les fournisseurs (et leurs contacts) communs que le propriétaire d'un groupe va partager aux organisations de ce groupe, est à paramétrer en amont du partage de catalogues. De ce fait, au moment synchroniser les produits du catalogue, les organisations bénéficiaires pourront obtenir des données articles incluant les informations d'achat.

Si cette action n'a pas été engagée, une pastille orange clignote au niveau de menu autres actions incitant l'utilisateur à s'y rendre pour paramétrer ses fournisseurs.

Pour associer des fournisseurs à un groupe :

  1. Cliquer sur le menu déroulant Autres actions
  2. Cliquer sur l'option Paramétrer les fournisseurs 
  3. Associer des fournisseurs via le "+"
  4. Dans la modale de contact, Sélectionner les contacts à partager s'il y en a.
  5. Confirmer en cliquant sur valider

Il est à tout moment possible d'éditer ces paramètres en cliquant sur l'icône d'édition.

Les catalogues

Qu'est-ce qu'un catalogue ?

Un catalogue est une liste d'articles ou de recettes, destinée à être partagée à d'autres groupes et donc exploité par d'autres organisations dans le cadre du multi-sites.

Le catalogue est un outil de partage de données. C'est le moyen qui permet de faire bénéficier de sa base d'articles et de recettes, un groupe d'établissements auxquels un utilisateur fait partie.

Comment créer un catalogue ?

La liste des catalogues qu'une organisation peut exploiter est accessibles dans l'onglet Paramètres du menu principal, section Multi-sites. Dans le titre déroulant en en-tête, sélectionner la vue Catalogues.

Pour créer un catalogue, il suffit de :

  1. Cliquer sur Créer un catalogue via le "+" en bas à gauche
  2. Entrer le nom du catalogue
  3. Valider en cliquant sur le bouton Créer

Puis ajouter des produits à ce catalogue :

  1. Cliquer sur Ajouter un produit via le "+" en bas à gauche
  2. Sélectionner les produits à ajouter au catalogue

Il est possible de filtrer la recherche par type de produit articles ou recettes

Comment partager un catalogue ?

Une fois le catalogue élaboré et les fournisseurs paramétrés, l'objectif du catalogue est qu'il soit partagé.

  • Il est possible d'associer un groupe à un catalogue :
  1. Dans un Catalogue
  2. Cliquer sur Groupes
  3. Associer ou dissocier des groupes
  • Ou à l'inverse d'associer un catalogue à un groupe :
  1. Dans un Groupe
  2. Cliquer sur Catalogues
  3. Associer ou dissocier des catalogues

Comment utiliser un catalogue partagé ?

Lorsqu'un catalogue de recettes est créé, les sous-produits de chaque recette sont également ajoutés à ce catalogue.

Cela permet aux organisations bénéficiaires d'exploiter et manipuler les données articles également.

Pour utiliser les données d'un catalogue partagé, il faut synchroniser les produits. C'est-à-dire, charger les produits du catalogue pour que ceux-ci se retrouvent dans les listes Articles et recettes de l'organisation bénéficiaire.

Puis synchroniser les produits depuis le catalogue :

  1. Cliquer sur Synchroniser les produits 
  2. Patienter le temps du chargement
  3. À 100%, une notification indique la bonne synchronisation des données.
    Elles sont désormais visibles dans les listes d'article et de recettes de l'organisation bénéficiaire.
  • Une organisation qui souhaite bénéficier des produits d'un catalogue, puis s'approprier la donnée en la personnalisant, va engager une synchronisation une seule fois. Attention, une seconde synchronisation écrasera les modifications apportées au profit de la version initiale du produit.
  • Une organisation qui fonctionne au quotidien avec les mêmes produits que l'organisation propriétaire du catalogue (= les mêmes caractéristiques) va quant à elle engager une synchronisation régulière pour s'assurer d'avoir des données constamment à jour.
  • La date qui apparaît dans la liste des produits du catalogue, est l'indicateur qui témoigne d'une modification du produit de la part du propriétaire du catalogue.