Comment importer des données de vente

Découvrez comment importer des données de vente sur melba

Publié le 28/04/2021Sébastien Vassaux

L'import des données est possible depuis un fichier Excel (xlsx) ou csv

Fonctionnement général de l'import

Le fichier contient jusqu'à 17 colonnes qui permettent d'importer tous les détails nécessaires.

Le fichier exemple

Pour importer des données, commencez par télécharger le fichier exemple.

Ce fichier est au format xlsx et contient un onglet Instructions qui répète certains détails de cette page.

Le fichier contient aussi des règles de validation qui vous renseigneront sur la validité des données. Pour plus de simplicité, ne supprimez pas ces validations : copiez-collez vos données en valeur uniquement pour les préserver et faciliter la compréhension des erreurs.

Le format csv est aussi supporté.

Une ligne représente un produit

Chaque ligne correspond à une ligne de vente.
Sur melba les ventes peuvent contenir plusieurs lignes de ventes. Imaginez un ticket de caisse (c'est la vente) qui comprend plusieurs objets vendus (ce sont les lignes de vente).

Les données sont créées ou mises à jour

Via l'import, les données sont soit créées si elle n'existent pas, soit mises à jour.

La mise à jour s'effectue en utilisant l'id de transaction de la ligne de vente, en provenance d'un logiciel de caisse, d'un autre logiciel, ou créé par vos soins.

Si vous ne renseignez pas d'id, une nouvelle ligne de vente sera créée.

Les produits importés vont être rattachées aux données connues sur melba de la façon suivante :

  • Les produits seront réconciliés d'après leurs nom, code ou id ou si une précédente ligne de vente associée à un produit porte le même nom qu'une ligne nouvellement importée.
  • Les unités seront réconciliées d'après leur nom et un identifiant du produit.
  • Les ventes seront réconciliées d'après leur id.
  • Les clients seront réconciliés d'après leur nom unique.

Cette réconciliation permet de facilement croiser vos données de vente avec vos données sur melba pour calculer votre marge !

Conseil pour réaliser votre premier import

Pour réaliser un import dans de bonnes conditions, nous vous conseillons de suivre ces étapes :

  • familiarisez-vous avec la création des ventes et lignes de vente dans l'interface ;
  • étudiez et comprenez le fonctionnement de la réconciliation des ventes ;
  • téléchargez le fichier exemple et rentrez-y votre donnée plutôt que d'essayer de faire correspondre votre donnée au ficher exemple.

Si vous souhaitez supprimer les informations importées, vous pouvez réaliser des suppressions multiples.

Détail des colonnes

Les informations de base

Ces informations sont les informations de base d'une ligne de vente

  • Id transaction : Id de la transaction dans le système du logiciel de caisse.
  • Id produit : Id du produit dans le système du logiciel de caisse.
  • Désignation produit : Nom du produit dans le système du logiciel de caisse.
  • Code produit : Code du produit, idéalement commun au logiciel de caisse et à melba pour permettre une réconciliation.
  • Quantité : Quantité de vente ou nombre de produits
  • Nom de l'unité : Nom de l'unité de vente dans le système du logiciel de caisse
  • Id info de vente : Id ou code de l'unité de vente sur melba pour réconciliation
  • Prix HT : Prix unitaire hors taxe du produit dans le système du logiciel de caisse, sans réduction
  • TVA : Taux de TVA, en pourcentage entre 0 et 1, dans le système du logiciel de caisse.
  • Réduction : Taux de réduction, en pourcentage entre 0 et 1, dans le système du logiciel de caisse.

Les informations de la vente

  • Id vente : Id de la vente dans le système du logiciel de caisse.
  • Code client : Code du client, idéalement commun au logiciel de caisse et à melba pour permettre une réconciliation.
  • Client : Nom du client sur le logiciel de caisse ou sur melba
  • Date de création : Date de création de la ligne de vente
  • Date de mise à jour : Date de mise à jour de la ligne de vente
  • Date de vente : Date de vente
  • Statut : Statut de la vente